Warum ein Transport Management System (TMS) entscheidend ist
Ein Transport Management System (TMS) ist das Herzstück der operativen Steuerung in Speditionen und Logistikunternehmen – vergleichbar mit einem ERP-System in anderen Branchen. Es steuert und verwaltet alle wesentlichen Ressourcen und Prozesse, von der Auftragserfassung über die Routenplanung bis hin zur Abrechnung und dem Reporting.
Bedeutung und Reichweite eines TMS
In einer zunehmend digitalisierten und global vernetzten Welt ist ein leistungsfähiges TMS unverzichtbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein TMS bildet das Rückgrat für die Steuerung sämtlicher Transportprozesse und ermöglicht es, diese nicht nur effizient zu gestalten und Kosten zu optimieren, sondern auch Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Darüber hinaus trägt ein gut implementiertes TMS zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit bei, indem es für transparente Abläufe sorgt und schnelle Reaktionsmöglichkeiten bietet.
Die Auswahl des richtigen TMS ist daher eine strategische Entscheidung, die den Rahmen für die operativen und strategischen Aktivitäten der nächsten 8 bis 10 Jahre festlegt. Sie hat weitreichende Auswirkungen auf die Zukunftsfähigkeit und das Wachstumspotenzial des Unternehmens.
Transport Management System Auswahl als Digitalisierungs-Projekt
Die folgende Abbildung verdeutlicht unseren Ansatz bei beyond logistics: Sowohl die Auswahl als auch die Einführung eines Transport Management Systems (TMS) sind zentrale Projekte, die entscheidend für den langfristigen Erfolg einer mittelständischen Spedition sind. Diese Projekte erfordern eine fundierte Planung und die Unterstützung durch erfahrene Berater. Bei beyond logistics begleiten wir Logistikunternehmen durch diesen komplexen Prozess, um sicherzustellen, dass sowohl die Auswahl als auch die Implementierung des TMS nahtlos und erfolgreich verlaufen.
Das 8-Phasen-Modell für die TMS-Auswahl
Die zweite Abbildung zeigt unser bewährtes Vorgehensmodell für die Auswahl eines Transport Management Systems. In acht klar definierten Phasen führen wir unsere Kunden Schritt für Schritt durch den Prozess – von der Projektvorbereitung bis hin zum erfolgreichen Abschluss. Dieses strukturierte Vorgehen sorgt dafür, dass keine wichtigen Aspekte übersehen werden und die Entscheidung auf einer soliden Grundlage getroffen wird. Unser Modell stellt sicher, dass alle relevanten Anforderungen erfasst und die besten Anbieter ausgewählt werden.
Die 8 Phasen der TMS-Auswahl im Detail
Die Auswahl eines Transport Management Systems (TMS) ist ein komplexer Prozess, der in mehreren gut strukturierten Phasen abläuft. Im Folgenden geben wir Ihnen einen kompakten Überblick über die wichtigsten Schritte, die in einem erfolgreichen TMS-Auswahlprojekt nicht fehlen dürfen. Jeder dieser Schritte ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System optimal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist.
Wenn Sie den gesamten Leitfaden mit detaillierten Erklärungen und praxisnahen Tipps erhalten möchten, bieten wir Ihnen diesen kostenlos auf Anfrage an. Kontaktieren Sie uns einfach, und wir senden Ihnen den Leitfaden direkt zu.
Hier den Leitfaden anfordern:
1
Projekt Vorbereitung
- Erstellung eine High-level Projektplanes
- Projekt Auftrag erstellen
- Projektmanager bestimmen
- Projektmanagement-Team ernennen
- Kick-off Meeting durchführen
2
Anforderungen
- Funktionale, technische u. „nicht funktionale“ Anforderungen
- Definition der must haves (‘KO-Kriterien”)
- Unternehmensrelevante Fragen für die Anbieter erarbeiten
- Software relevante Fragen an den Anbieter zusammenstellen
3
Anbieter Longlist
- Anbieter recherchieren
- Anbieter mit Details auf Longlist setzen
- Entscheiden, welche Anbieter angeschrieben werden
- Bewertungsschema entwickeln, für Rückantworten des Anbieters
4
Anbieter Shortlist
- Bewertung der Rückantworten gemäß Bewertungsschema
- Entscheidung Shortlist ja/nein
- Vorbereiten der Use-Cases für Demo mit Anbieter
- Einladen Anbieter für erste Demo
5
Anbieter Vorstellung
- Einladen des Anbieters
- Erstellen eines Bewertungsschemas
- Dokumentieren der Präsentation
- Bewertung des gesehenen, erlebten und Entscheidung
- Ggf. Referenzkunden-Gespräch führen
- Beurteilung Go/No Go für nächste Phase
6
Proof of Concept
- Einladen 2-3 Anbieter zum POC
- Vorab Anfrage an Anbieter für erstes konkretes Angebot plus Verträge (Lizenz, Support, Dienstleistungen)
- Klärung des Vorgehens und Zeitplan
- POC-Ergebnisse dokumentieren
- Bewertung gemäß Bewertungsschema
7
Vertrag
- Angebote analysieren
- Verträge validieren und ggf. korrigieren lassen
- Preise, Konditionen final verhandeln
- Finale Verträge verifizieren
- Klärung des Status der Infrastruktur und Validierung durch den Anbieter
- Anfrage eines Draft-Projektplans für die Implementierung
8
Projekt Abschluss
- Machen Sie ein „Lessons learnt“
- Was war super, nicht so gut, gar nicht gut?
- Durchgehen aller Phasen mit dem Erlebten und gehandelten und visualisieren.
- Was lernen wir daraus?
- Was würden wir beim nächsten Mal anders machen?